DISCLAIMER

Hoewel aan de inhoud van deze website grote zorg wordt besteed, aanvaardt H+N+S Landschapsarchitecten geen aansprakelijkheid voor de gevolgen van eventuele onvolledigheid of onjuistheden als gevolg daarvan noch voor gevolgen van het niet of te laat ontvangen of verwerken van gestuurde e-mails of andere elektronische berichten.
Tenzij expliciet anders is aangegeven behoren de rechten toe aan H+N+S Landschapsarchitecten, inclusief copyrights en intellectuele eigendomsrechten.
Het is gebruikers toegestaan kopieën te maken voor eigen persoonlijk gebruik. Ander gebruik, bijvoorbeeld voor commerciële doeleinden, is verboden tenzij H+N+S Landschapsarchitecten daarin uitdrukkelijk schriftelijk heeft toegestemd.

E-MAIL DISCLAIMER

Aan e-mails die naar adressen buiten het hnsland.nl-domein worden verstuurd is een standaard disclaimertekst toegevoegd. Om ontvangers niet met veel tekst te confronteren, is in de e-mailberichten niet de volledige tekst van de disclaimer opgenomen maar een link naar de tekst op onze website. Hieronder vindt u de volledige tekst van de e-mail disclaimer:

Dit bericht is persoonlijk en kan vertrouwelijke informatie bevatten. Het is uitsluitend bestemd voor de geadresseerde. Indien u niet de geadresseerde bent, verzoeken wij u ons onmiddellijk te informeren en dit bericht en eventuele bijlagen te vernietigen, zonder verspreiding, openbaarmaking, vermenigvuldiging of het op enige andere wijze te gebruiken. Op onze dienstverlening zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen. De algemene voorwaarden van H+N+S Landschapsarchitecten zijn bij de Kamer van Koophandel gedeponeerd.

This message is privileged and may contain confidential information. This message is exclusively destined for the intended addressee. If you are not the intended addressee please inform us immediately and delete this message and any attachments without distribution, copying, disclosing or using it in any other way. General Conditions are applicable to our services, which include a limitation of liability. The General Conditions from H+N+S Landschapsarchitecten have been filed at the Chamber of Commerce.

Privacyverklaring H+N+S Landschapsarchitecten

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen/gebruiken en bewaren en met welk doel. Deze privacyverklaring is bedoeld voor onze klanten/ opdrachtgevers, leveranciers, samenwerkingspartners, onderaannemers, bezoekers van onze website en ons personeel/medewerkers. Wij raden eenieder aan deze verklaring zorgvuldig te lezen. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 25 mei 2018.

H+N+S Landschapsarchitecten (H+N+S B.V.) is een door heel Nederland en incidenteel ook in het buitenland werkend adviesbureau voor landschapsarchitectuur. H+N+S levert advies- en ontwerpdiensten. Wij voelen ons verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die ons, in vertrouwen en met een veilig gevoel, zijn toevertrouwd. Of het nu om onze klanten, samenwerkingspartners, leveranciers, onderaannemers, bezoekers van onze website of ons personeel gaat: iedereen heeft recht op een zorgvuldige omgang met zijn/haar persoonsgegevens. H+N+S ondersteunt de behoefte aan veiligheid en zekerheid van onze klanten, medewerkers en relaties. H+N+S is integer, transparant en zorgvuldig met de in bewaring gegeven persoonsgegevens.

Wettelijk kader

Op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens hebben wij met ingang van 25 mei 2018 te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit is de EU-verordening die de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) vervangt.

Wat zijn persoonsgegevens?

Volgens de wet zijn persoonsgegevens alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon (de betrokkene). Dus de combinatie van naam en geboortedatum, contactgegevens, plus eventueel een pasfoto zijn allemaal persoonsgegevens. Hiernaast kent de wet bijzondere persoonsgegevens; dit zijn gegevens die extra gevoelig zijn en extra beschermd moeten worden. Het gaat dan om bijvoorbeeld uw BSN-nummer, gezondheids- of medische gegevens.

Welke persoonsgegevens verzamelen we? En welke niet?

H+N+S verzamelt bepaalde gegevens van bedrijven en natuurlijke personen. We verzamelen enkel de persoonsgegevens van onze klanten/opdrachtgevers, leveranciers, samenwerkingspartners, onderaannemers en ons personeel/medewerkers die we nodig hebben om ons werk goed te kunnen verrichten. We gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor het afsluiten van een contract of in onze rol als werkgever. Wij verzamelen, met uitzondering van onze medewerkers, géén bijzondere persoonsgegevens zoals hierboven genoemd. Van de bezoekers van onze website verzamelen we algemene gegevens die door ons niet tot een individuele persoon te herleiden zijn.

Wij nemen géén telefoongesprekken op, ook niet om de kwaliteit van onze dienstverlening in de gaten te houden en te verbeteren. Ook worden geen camerabeelden van personeel/bezoekers van ons kantoor vastgelegd. Wij hebben een interne ICT-specialist voor het onderhoud en beheer van onze informatievoorziening. Met onze systeembeheerder zijn duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging. Wanneer het – ondanks onze maatregelen - mocht gebeuren dat derden ongeautoriseerd toegang krijgen tot gevoelige gegevens, dan melden wij dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We verzamelen van ons personeel/medewerkers:

  • Volledige naam;
  • Geslacht;
  • Adres;
  • Telefoonnummers (inclusief mobiel telefoonnummer van partner/of ander contactpersoon i.v.m. noodgevallen);
  • E-mailadres;
  • Geboortedatum;
  • Inkomens- en pensioengegevens (bij H+N+S);
  • Betalingsgegevens zoals bankrekening;
  • Een kleurenkopie van het identiteitsbewijs;
  • Eventueel naam partner en gezinsleden t.b.v. persoonlijke berichten zoals een nieuwjaarskaart;
  • Van (nieuwe) medewerkers: CV;
  • Van (nieuwe) medewerkers: motivatiebrief;
  • Van (nieuwe) medewerkers: opleiding;
  • Van (nieuwe) medewerkers: BSN-nummer;
  • Van medewerkers gegevens over functioneren en beoordelen;
  • Personeelsdossier (o.a. medisch).

Het kan voorkomen dat wij voor een specifiek doel, uw expliciete toestemming vragen, als medewerkers van H+N+S. Indien u toestemming verleent, kunt u uw toestemming eenvoudig weer intrekken door dit aan ons te melden. 

We verzamelen van onze klanten/opdrachtgevers, leveranciers, samenwerkingspartners, onderaannemers:

  • Volledige naam;
  • Bedrijfsnaam;
  • Geslacht;
  • Zakelijk adres, in principe niet het privéadres;
  • Telefoonnummers (zakelijk/mobiel);
  • E-mailadres;
  • Eventueel geboortedatum en CV;

We verzamelen van de bezoekers van onze website:

  • Geen persoonsgegevens

We gebruiken Google Analytics ten behoeve van het functioneren en optimaliseren van de website, Het IP-nummer van een bezoeker van onze website wordt vastgelegd waarmee eventueel het land bepaald kan worden.

Wie is de functionaris van gegevensbescherming of privacy officer?

H+N+S heeft geen functionaris gegevensbescherming/ privacy officer. Aangezien de kernactiviteit van ons bedrijf niet is om op grote schaal gevoelige persoonsgegevens te verwerken/hosten zijn we niet verplicht en is het ook niet nodig om een functionaris gegevensbescherming (FG) aan te stellen, ook wel data protection officer (DPO), genoemd. Wel is de taak tot bescherming van privacygevoelige informatie expliciet benoemd en ondergebracht bij de bureaumanager. Zij doet dit in nauwe samenwerking met de systeembeheerder voor de technische kant en met de management assistent, aangaande de personeelsgerelateerde zaken. De bureaumanager adviseert binnen onze organisatie aangaande AVG.

Waarom hebben wij persoonsgegevens nodig? Wat is het doel?

We hebben als H+N+S bepaalde persoonsgegevens nodig om ons werk goed te kunnen uitvoeren en afspraken (overeenkomsten) te kunnen nakomen.

We gebruiken deze gegevens voor:

  • Leveren van onze adviesdiensten op het gebied van de landschapsarchitectuur;
  • Afsluiten van een huur- of koopovereenkomst;
  • Innen van betalingen;
  • Onderhoud en reparaties (laten) uitvoeren;
  • Meldingen aan zorg verlenende instanties of verzekeraar;
  • Communicatie met onze opdrachtgevers/klanten, leveranciers, samenwerkingspartners, onderaannemers;
  • Onderzoek naar de kwaliteit van onze dienstverlening;
  • Intern beheer van de organisatie;
  • Uitvoeren van betalingen aan crediteuren;
  • Berekening van inkomsten en uitgaven en het laten uitvoeren van accountantscontrole;
  • Voeren van salarisadministratie;
  • Voeren van medewerkers administratie;
  • Nakomen van wettelijke verplichtingen;
  • Verwerken van sollicitaties;
  • Afhandelen van geschillen en klachten;
  • Verwerken van een klacht over een bedrijf of een reactie op een klacht te verwerken;
  • Eventueel benaderen van klager over de klacht omdat we daar onderzoek naar willen doen of er (geanonimiseerd) over willen publiceren.

Hoe gebruiken en beschermen we persoonsgegevens?

H+N+S verzamelt en verwerkt uitdrukkelijk niet méér persoonsgegevens dan nodig is voor onze werkzaamheden. Wij publiceren nooit zonder toestemming persoonsgegevens van klanten, medewerkers en andere relaties.

Geheimhouding

Iedereen die toegang heeft tot persoonsgegevens gaat hier zorgvuldig mee om en is gebonden aan geheimhoudingsplicht.

Toegang tot gegevens

Alleen medewerkers die het echt nodig hebben voor hun werk hebben toegang tot persoonsgegevens en mogen deze inzien en verwerken.

Bewaartermijnen

H+N+S bewaart uw gegevens in principe niet langer dan voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt dan wel voortkomend vanuit de wettelijke bewaartermijnen (bijvoorbeeld vanuit de Belastingdienst). Vanwege historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden echter bepaalde persoonsgegevens in een archief bewaard. Gevoelige persoonsgegevens – zoals medisch dossier - worden niet langer dan nodig bewaard. Daarna vernietigen we deze persoonsgegevens.

Beveiliging

Wij nemen alle noodzakelijke organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om misbruik van, en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Alle systemen met externe toegang zijn beveiligd middels naam en wachtwoord. De bestanden met mogelijke persoonsgegevens op de server op het bureau zijn niet direct toegankelijk. Mogelijk levert het gebruik van Dropbox door individuele gebruikers wel een risico.

Gegevens delen met andere organisaties

H+N+S gebruikt de verzamelde persoonsgegevens voor de eigen bedrijfsvoering. Daarvoor kan het nodig zijn om bepaalde persoonsgegevens te delen met organisaties die voor ons werkzaamheden verrichten of waarmee we samenwerken. Bij twijfel over de wenselijkheid hiervan zullen we daarvoor toestemming vragen bij de betreffende persoon.
Verder kunnen overheidsinstanties of instanties met een wettelijke taak informatie bij ons opvragen die we verplicht zijn om te delen.

Welke rechten heeft u?

U heeft recht op inzage in uw gegevens, alsook recht op verbetering, aanvulling, verwijdering, afscherming, overdracht en het recht op verzet ten aanzien van de verwerking van zijn persoonsgegevens. Wanneer blijkt dat gegevens over u niet kloppen heeft u het recht om deze door ons te laten corrigeren of te laten verwijderen. Hierbij kan het voorkomen dat het niet mogelijk is om (volledig) te voldoen aan een verzoek (bijvoorbeeld als uw inzage leidt tot een inbreuk op de privacy van anderen). Mocht u uw gegevens willen inzien, kunt u hierover contact opnemen met onze bureaumanager.

Verzoeken tot inzage

Verzoeken tot inzage kunnen via email of schriftelijk worden ingediend bij ons, geadresseerd aan onze bureaumanager. Wanneer een verzoek tot inzage wordt gedaan krijgt de verzoeker een volledig overzicht van de verwerkte gegevens en doel(en) van de verwerking van de gegevens. De navolgende gegevens worden niet door H+N+S overlegd:

  • Persoonlijke werkaantekeningen en notities voor intern gebruik;
  • Persoonsgegevens van derden, bijvoorbeeld een klacht;
  • Persoonsgegevens die worden gebruikt in het kader van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen genoemd in de uitzonderingen van art. 23 AVG.

Voordat een verzoek tot inzage in behandeling wordt genomen moet de betrokkene zich eerst hebben geïdentificeerd. Betrokkenen kunnen dit doen door langs te komen en ID kaart of paspoort (het origineel) te tonen. Als de betrokkene jonger is dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd, dan moet het verzoek worden ingediend door de wettelijke vertegenwoordiger. Het verzoek tot inzage wordt binnen een maand beantwoord.

Het recht van correctie

Indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen.

Het recht van verwijdering

Indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst.

Het recht op dataportabiliteit

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”) geeft betrokkenen een nieuw recht: het recht op dataportabiliteit. Dit recht, ook wel het recht op gegevensoverdraagbaarheid genoemd, houdt in dat betrokkenen het recht hebben om de persoonsgegevens te ontvangen die een organisatie van hen verwerkt. Betrokkenen kunnen deze gegevens vervolgens zelf opslaan voor persoonlijk (her)gebruik of de gegevens doorgeven aan een andere organisatie, zoals bij de overstap van telecomprovider. Het doel van dit nieuwe recht is de positie van betrokkenen te versterken en hen meer controle over hun gegevens te geven. Het gaat om persoonsgegevens die een organisatie met toestemming van de betrokkene verwerkt (zoals postadres, gebruikersnaam, leeftijd, etc.) óf om een overeenkomst met de betrokkene uit te voeren. Naast de gegevens die een betrokkene actief heeft verstrekt, gaat het ook om gegevens die een betrokkene aan de organisatie hebben verstrekt door het gebruik van een bepaalde dienst.

De AVG schrijft voor dat de persoonsgegevens moeten worden overgedragen in een formaat dat gestructureerd, veelgebruikt en machine-leesbaar is. Het doel daarvan is dat gebruikers hun gegevens makkelijk in een andere omgeving kunnen hergebruiken. 

Recht van verzet

In verband met persoonlijke bijzondere omstandigheden kan een betrokkene in bij de wet geregelde gevallen verzet aantekenen tegen de verwerking van bepaalde gegevens. Het verzoek dient via email of schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend bij H+N+S. We beslissen binnen een maand na ontvangst van het verzoek of het verzet gerechtvaardigd is. Indien het verzet gerechtvaardigd is dan beëindigen we direct de verwerking. H+N+S is niet verplicht gehoor te geven aan een verzet als het verstrekken van gegevens door H+N+S wettelijk verplicht is.

Bekijken en wijzigen van uw persoonsgegevens

Wilt u de persoonsgegevens die H+N+S van u heeft, bekijken of wijzigen? Neemt u dan contact op met ons. Wij zijn bereikbaar op werkdagen van ca. 08.30 tot ca. 17.00 uur. 
Telefoonnummer: 033- 4328036
E-mail bureaumanager: g.heun@hnsland.nl
 

H+N+S Landschapsarchitecten

Bezoekadres: Soesterweg 300, 3812 BH Amersfoort

Postadres: Postbus 1603, 3800 BP, Amersfoort

Persoonsgegevens en digitale media

H+N+S verstuurt af en toe een digitale nieuwbrief aan haar relaties middels een geautomatiseerde marketingtool. Als een persoon antwoordt op deze nieuwsbrief, dan worden de benodigde gegevens bewaard zolang als nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling van de vraag. Indien op enig moment geen prijs meer wordt gesteld op het ontvangen van informatie per email, dan kunt te allen tijde afgemeld worden middels de link onderaan de betreffende email.

U dient zich ervan bewust te zijn dat H+N+S niet verantwoordelijk is voor het privacybeleid van andere sites, die via een link op onze website bereikbaar zijn. Wij raden u aan bij het via onze website benaderen van websites van derden telkens de privacy statement en disclaimer van die andere website te raadplegen. U kunt zien dat u niet meer op onze website bent als de URL is gewijzigd.

De website van H+N+S bewaart geen cookies waarvan wijzelf gebruik maken. Als dit het geval was zouden wij ook een cookie pop-up moeten plaatsen. Wel gebruiken we het script van Google Analytics om inzicht in het gebruik van de website te krijgen.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder; de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Toepasselijkheid van deze privacyverklaring

  • Deze privacyverklaring geldt voor mensen die in dienst zijn van H+N+S (medewerkers) of op een andere manier klant zijn van of gelieerd zijn aan H+N+S (opdrachtgevers, leveranciers, samenwerkingspartners, onderaannemers) alsook de bezoekers van onze website.
  • De website van H+N+S verwijst met een hyperlink naar sommige andere organisaties. Deze organisaties vallen niet onder deze privacyverklaring. Zij regelen zelf hoe zij met persoonsgegevens omgaan.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd bij wijzigingen in de bedrijfsvoering van H+N+S. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen. U blijft dan op de hoogte van wijzigingen.